Door Rien Buunk. Rien Buunk is eigenaar van SBOD, expertbureau op het gebied van Burger- en Publiekszaken. In zijn loopbaan heeft hij ongeveer 180 gemeenten van binnenuit meegemaakt. Bij SEP maken we maar al te graag gebruik van zijn expertise. In deze blog geeft Rien duiding bij de nieuwe rolverdeling functiescheiding.

De Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) schrijft per 1 januari 2025 een nieuwe rolverdeling functiescheiding voor. De aanvraag, verstrekking en uitreiking van paspoorten en identiteitskaarten moeten dan altijd uitgevoerd worden door minimaal drie verschillende personen.

Functiescheiding is al langer de norm. Maar ondanks dat het ministerie hamerde op het belang ervan, bleken veel gemeenten niet in staat om aan de regels te voldoen. Hoe kwam dit precies?

De gemeenten gaven aan dat het kwam door personeelsgebrek, te weinig financiële middelen of door de intentie om de burger snel te helpen. Naar eigen zeggen werd de afdeling Burgerzaken hierdoor genoodzaakt om de functiescheiding naast zich neer te leggen.

Als gevolg kreeg Nederland de afgelopen jaren meerdere fraudezaken met identiteitsdocumenten voor de kiezen. In het ene geval betrof het een vakantiemedewerker en in het andere geval een vaste medewerker: beiden vervalsten paspoorten in opdracht van de onderwereld.

Dit soort gevallen waren te voorkomen, mits de getroffen gemeenten de toentertijd geldende functiescheiding adequaat hadden toegepast. Dit onderstreept het belang van de nieuwe functiescheiding – én de naleving daarvan.

Het ministerie heeft aangekondigd controles uit te voeren: gemeenten die in de toekomst niet meer aan de functiescheiding kunnen voldoen, zullen in eerste instantie worden gewaarschuwd. Blijven ze daarna in gebreke? Dan kunnen ze in het uiterste geval worden uitgesloten van het uitgeven van reis- en identiteitsdocumenten.

Nu hoor ik al mensen zeggen: “dat uitsluiten van het uitgeven van reis- en identiteitsdocumenten zal zo’n vaart niet lopen.” Maar hoewel het misschien een laatste redmiddel is van het ministerie, moet men zich niet vergissen: uitsluiting is een reële mogelijkheid, door plaatsonafhankelijke dienstverlening.

Met het Reisdocumenten en Informatiesystemen (ReIS) is het mogelijk om plaatsonafhankelijke dienstverlening uit te voeren. Met andere woorden, de burger kan te horen krijgen: “u moet helaas uw paspoort of identiteitskaart in een buurtgemeente aanvragen, omdat wij geen documenten meer mogen aanvragen.”

Geen enkele zichzelf respecterende gemeente wil het natuurlijk zover laten komen. Het zou ook niet uit te leggen zijn aan de burgemeester, college en gemeenteraad dat de gemeente geen documenten meer mag aanvragen voor haar inwoners.

Het is dus zaak om het aanvraagproces van reisdocumenten zo in te richten dat je als gemeente kan voldoen aan de nieuwe functiescheiding. Maar dat is voor sommige gemeenten makkelijker gezegd dan gedaan.

Vooral kleine gemeenten kunnen voor een uitdaging komen te staan. Hoe kleiner de gemeente namelijk is, hoe kleiner het aantal burgerzakenmedewerkers. Deze gemeenten zullen er dan ook niet aan ontkomen om medewerkers van andere afdelingen bij het proces te betrekken.

Hoe dit precies in zijn werk gaat zal per gemeente verschillen. Het verstrekken (stap 2 in het functiescheidingsproces) kan bijvoorbeeld door een backoffice medewerker worden uitgevoerd, terwijl de uitreiking van het document bijvoorbeeld kan plaatsvinden door de medewerkers van de receptie.

Kortom: gemeenten zullen in bepaalde gevallen out of the box moeten denken om de nieuwe functiescheiding ingebed te krijgen in de organisatie. Vooral voor de uitvoerders van de bezettingsplanning zal dit een uitdaging zijn. Maar waar een wil is, is een weg. En als we reisdocumentfraude willen voorkomen, is het een noodzakelijke maatregel.